Ürün Takip Sistemi

Ürün Takip Sistemi

Ürün Takip Sistemi (ÜTS), Türkiye de üretilen ya da ithal edilen tüm tıbbi cihaz ve kozmetik ürünlerin üretiminden başlayıp tüketicide kullanımına kadar aşamalarını takip etme ve denetlenmesini sağlayan binlerce kullanıcılı e-devlet uygulamasıdır. Üts sistemi ile üretici/ithalatçı ve nihai kullanıcı arasında ürünlerin sürecinin takibi , onaylı ve denetlenebilir olması amaçlanmaktadır.

ÜTS Kapsamında şu anda 7000 den fazla firma var. Bu firmaların stoklarını çok iyi bir şekilde takip etmeleri gerekiyor. Firmaların bir kısmı Üretici bir kısmı ise bayi olarak faaliyet gösteriyor. Üretici firmaların hangi ürünleri hangi barkodla ve hangi lot numarasıyla ne zaman ürettiklerini Sağlık Bakanlığı UTS Sitemine aktarmaları gerekmekte.
Üretim Bildiriminin ardından verme bildirimi ile süreci devam ettirmeleri gerekiyor. Üreticinin Verme Bildirimine istinaden Bayilerin Alma Bildirimi yapmaları ve özellikleri Ürün Takip Sistemi'ne göre tanımlanmış ürünü son olarak hangi kuruma verdiklerini bildirmeleri ve ilgili kurumda bu ürünün hangi Hastanın vucuduna uygulandığı bilgisinin Sağlık Bakanlığına sistem üzerinden iletilmesi gerekmektedir. Firmalar bu işlemleri manuel olarak Sağlık Bakanlığı ÜTS Portalinden yapabilmekteler. Ancak bu işin yapılışı hataya ve zaman kaybına sebep olmaktadır.

Tek Uygulama ve üç farklı platformda UTS.

Masaüstü Uygulama, WEB Uygulama ve Bulut Sistem

Ürün Takip Sistemi Entegrasyonu çözümümüz ile firmanın kazanımları...

• Baştan sona her şey tek uygulamada (İhaleden ÜTS verme bildirimine kadar…)
• UDI barkod otomasyonu (tek barkod okutma ile UBB , parti/lot , seri no , üretim ve son kullanım tarihi bilgilerine ulaşabilme)
• ERP stok sistemi ile ÜTS stok sisteminde ürün yada grup bazlı tüm işlemleri tek bir tuşla raporlayabilme.
• Seri ve lot bazlı işlemler ve takibi.
• ÜTS Entegrasyon ile günde 3-4 saatlik adam/saat kazanımı.
• ÜTS sitemine uygun ERP de stok , parti veya seri no takibi.
• Aynı ürünün birden fazla UBB barkodunun takip edilebilmesi (Avrupa veya ABD menşeili ürünlerde olabiliyor.)
• Stoktaki ürünleri hangi parti , seri no ve UBB den olduğunun raporlanması.
• Sistemde oluşturulan satış faturalarının ÜTS ye verme , ihracat vb. bildirimlerinin tek tuşla entegre imkanı.
• Sistem de oluşturulan alış faturalarının ÜTS deki alma işlemi bekleyenlerle karşılaştırılması ve otomatik olarak kontrollü bir şekilde alma bildiriminin yapılması.

• Alma bildiriminde sistemde açılmamış stok kartlarının otomatik olarak açılması. Stoktan düşümü olan ürünlerin tek tuşla - - ÜTS tarafından da düşülmesinin sağlanması. (Hek zayiat , Yeniden işleme vb.)
• ÜTS deki iptal işlemi olabilen bildirimleri tek tuşla iptal edilebilmesi.
• ERP de görünen stok ile ÜTS deki stokların karşılaştırmalı raporu.
• Bu işlemlerin ÜTS kullanıcı adı ve şifre girilmeden yapılması.
• ÜTS ye bildirim yapılan ürünlerin faturalarında stok , parti kod veya seri no , miktar bilgilerini kilitleyip değiştirilmemesinin sağlanması ve Ticari sistem ile ÜTS arasındaki uyumun sağlanması.
• İhaleye istinaden kesilen faturaların otomatik oluşturulması. Fiyat ,Kısım No ve Sıra no hatası olmadan işlem yapabilme.
• İhalede olmayan bir ürünün yanlışlıkla fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale modülünden oluşturulan faturalarda hasta adı dışındaki tüm bilgilerin hazır olarak gelmesi.
• İhalede var olan miktar kontrolü ile bilginiz dışında ihale fazlası miktarın fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale genel durumun her süreçte izlenebiliyor olması.
• İhalede Rakip Fiyatlarının sistemden izlenebilmesi.
• Hasta başı yapılan ihalelerde çok hızlı ihale fiyat teklifi oluşturabilmesi. (Bu ihaleler günlük olur. Hastane birkaç saat
  içinde teklifleri ister.)
• İhalede verilen fiyatlara göre ihale brüt karlılığının hesaplanması.
• İhaleye verilen teminat mektuplarının takip edilebilmesi.

Uygulama ERP ve Entegratör olmak üzere 2 bölümden oluşmakta. ERP kısmını 3 farklı platformda uyguladık. Masaüstü , WEB ve Bulut.. Lisanslama Modüler bazda yapılmaktadır. Her platform için UTS Entegrasyon çalışması yapılmış ve Ürün Takip Sistemi ile entegre bir sistem kurulmuştur. Stok kartlarında Ürün Takip Sistemine ait gruplandırma bilgileri yer almaktadır. Ürünün ÜTS kapsamında olup olmadığı ve hangi grupta yer aldığı bilgileri kayıt altına alınır. Sistemin Entegrasyon aşamasında Stok Hareket Kodları belirleyicidir. Stok Hareket Kodlarının, ÜTS Hareket kodları ile eşlemesi yapılmaktadır. Entegrasyon bu eşleme bilgilerine göre yapılır. Alış İrsaliyesini temsil eden Stok Hareket kodu , Ürün Takip Sisteminde "Alış Bildirimi" ile eşleştirilir. Birden fazla stok hareket kodu , "Alış Bildirimi" Uts hareket koduyla eşlenebilir. Ancak Bir stok hareket kodu iki farklı ÜTS hareket kodu ile eşleştirilemez. Bu bağlama sistemine göre Ürün hareketler, firma, Stok Kodu, Seri No, Lot Bilgisi, Tarih, Belge No gibi bilgileri içerecek şekilde Ürün Takip Sistemine entegre edilir.

Uygulamada Stok Yönetiminin dışında ERP nin diğer bileşenleri olan Modüller

• Genel Muhasebe,
• Finans,
• Müşteri Yönetimi,
• Depo ve Stok Yönetimi,
• Satış Yönetimi,
• Satın Alma Yönetimi
• Üretim
• Üretim Planlama
• Ürün Takip Sistemi Entegrasyonu
• Sabit Kıymet Yönetimi

Üretim Takip Sistemi Genel Verileri ve Hareket Bildirimleri

• Üretim Bildirimi
• İthalat Bildirimi
• Verme Bildirimi
• Alma Bildirimi
• UTS de Tanımsız Yere Verme Bildirimi
• UTS de Tanımsız Yerden İade Alma Bildirimi
• Kulanım Bildirimi
• Tüketiciye Verme Bildirimi
• Geçici Verme Bildirimi
• Kullanımdan Alma Bildirimi
• Yeniden İşleme Bildirimi
• İhracat Bildirimi
• Hek/Zayiat Bildirimi

Ürün Geri Çekme İşlemleri

• Geri Çekme Verme Bildirimi
• Geri Çekme Alma Bildiririmi
• Islah/Düzeltici Faaliyet Bildirimi
• İmha/Bertaraf Bildirimi
• Mahrecine İade Etme Bildirimi
• Hastanın Vücudundan Çıkarma Bildirimi

Paket İşlemleri

• Paket Tanımlama İşlemleri
• Paket Hareket Bildirim İşlemleri
  -- Alma Bildirimi
  -- Verme Bildirimi
  -- Geri Çekme Verme
  -- Geri Çekme Alma

İptal Bildirimleri

• Hareket İptal Bildirimleri
• Paket Hareket İptal Bildirimleri

ERP de yapılan uyarlamalar ile sistem bir bütün olarak çalışmakta. Özellikle irsaliye ve fatura gibi ürün alış ve satışlarının yapıldığı modüllerde gerekli düzenlemeler ile sistem Ürü Takip Sistemi Entegrasyonuna hazır hale getirildi. Stok kartlarında ÜTS kapsamındadır diye işaretlenen ve ÜTS grubu belirtilen stok kartları, irsaliye ve fatura da yer alan hareket kodları ile birlikte ürünün ÜTS entegrasyonunu anında yapabilecek durumda. Özellikle "Verme Bildirimi" ve "Alma Bildirimi" gibi UTS hareketleri sistem üzerinde anında izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir.

BARKOD ŞABLONLARI ve İHALE SİSTEMİ

Üretici firmaların hangi ürünleri hangi barkodla ve hangi lot numarasıyla ne zaman ürettiklerini Sağlık Bakanlığı UTS Sitemine aktarmaları gerekmektedir. Bu kapsamda ürünlerin barkodları önem kazanmaktadır. ERP uygulamasının içinde yar alan Barkod Şablonları ile firmaya girişi yapılan bir ürünün barkodu okutulduğunda sistem o ürünün hangi barkod şablonuna uygun olduğunu anlamakta ve barkod üzerindeki bilgileri şablonda kayıtlı olan veri desenine göre ayırmaktadır. Bu şekilde barkodun okutulması ile birlikte ürünün UBB Barkod , Seri No, Lot No, Üretim tarihi gibi verilerine anında ulaşılmakta ve Uygulamanın ilgili alanlarına veri girişi, elle girilmeye gerek kalmadan otomatik olarak yapılmaktadır. Bu uygulama bilgi girişleri esnasında yaşanabilecek hataları önlemektedir.

İhale Sistemi ile medical sektörde yapılan ihale işlemlerine kolaylık sağlayan bu uygulama ile İhale bilgileri kayıt altına alındı. Hangi ürünün Hangi kısım numarasına istinaden ve hangi barkodlar ile ihale de yer alacağının bildirildiği bu yapının onaylanması ile birlikte sistem işleyişi başlar. İhale satırları kısmi olarak onaylanabilmekte ya da "ihale başka bir firmada kaldı" şeklinde işaretlenerek ihale dışı bırakılabilmektedir. Firmalar aldığı ihaleye istinaden Alış ve Satış Siparişlerini ve bunlara bağlı olarak düzenlenen fatura süreçlerini yönetebilmektedir.

Barkod Şablonları ve İhale Uygulaması

• UDI veya Karekod barkodlarda (Genelde Avrupa ve USA menşeli ürünlerde bulunur.) tek okutma ile giriş ve çıkışlar UBB kodu , Parti kodu , Seri numarası , son kullanım tarihi bilgilerine ulaşabilme.
• Her markaya uygun barkod okutma şablonlarını sınırsız biçimde oluşturabilme.
• Ortopedi ürünlerinde hasta etiketlerini barkod ile okutarak fatura oluşturma imkanı.
• Çıkışlarda sadece parti kodunu okutarak ürünü otomatik bulma ve depo transfer , irsaliye veya fatura oluşturabilme.
• İhaleye istinaden kesilen faturaların otomatik oluşturulması. Fiyat ,Kısım No ve Sıra no hatası olmadan işlem yapabilme.
• İhalede olmayan bir ürünün yanlışlıkla fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale modülünden oluşturulan faturalarda hasta adı dışındaki tüm bilgilerin hazır olarak gelmesi.
• İhalede var olan miktar kontrolü ile bilginiz dışında ihale fazlası miktarın fatura edilmesinin engellenmesi.
• İhale genel durumun her süreçte izlenebiliyor olması.
• İhalede Rakip Fiyatlarının sistemden izlenebilmesi.
• Hasta başı yapılan ihalelerde çok hızlı ihale fiyat teklifi oluşturabilmesi. (Bu ihaleler günlük olur. Hastane birkaç saat
  içinde teklifleri ister.)
• İhalede verilen fiyatlara göre ihale brüt karlılığının hesaplanması.
• İhaleye verilen teminat mektuplarının takip edilebilmesi.