Şirket Yönetim Sistemi

Şirket Yönetim Sistemi

Şirketler, Şubeler, Departmanlar, Masalar, Personel

Sistemin temel unsurları Şirket, Şube, Departman, Masa ve Personel bağlantılarıdır. Her personel bir masada oturur. Aynı personel birden fazla masada oturabilir. Onay Yönetiminde, Olay Yönetiminde yaşayan bir organizasyon şeması oluşturulmuştur. İş atamaları bu yapı üzerinde işletilir. BU birimler kar merkezleri ile bağlantılıdır.

Prosedürler, Periyodik İşler ve İş atamaları

Sistemde bir işin nasıl yapılacağı tanımlanmıştır. Prosedürler seri ya da paralel birbirine bağlı işlerden oluşur. Bir iş atamasına bu prosedür bağlanırsa sistem prosedürde yer alan işleri sabitlenmiş ya da değiştirilebilen kişilere atar. Prosedürler bir işin yapılması esnasında tekrar tekrar düşünmeyi engeller. Firma bir konuyu bir kere ele alır ve onu kurallı bir hale getirir.

Zamanlanmış Görevler

Bir işin, bir raporun ya da bir programın, zamanı geldiğinde ya da bir olayın gerçekleşmesini takiben otomatik olarak çalıştırılması esasına dayanır. Her gün belli bir saatte bir raporun çekilmesi, belli zamanlarda belli kişilere mail atılması, bir irsaliyenin girişinin onaylanması sonrasında "faturası kesilsin" şeklinde ilgili kişiye otomatik iş atılması bu kapsamda verilebilecek örneklerdir. Bir zaman sonra prosedürle birleşen bu yapı şirketin işleyiş kurallarını ortaya koyar. Aslında sistemde herkesin bir iş sayfası vardır. Bu sayfa sistem ya da yöneticiler tarafından dolar. Kişinin görevi bu sayfadaki işleri yapmak ve raporlamaktır.

Dinamik Şablon Yönetimi

Dinamik Şablon Yönetimi, kurumsallaşmada önemli bir bölümdür. Sistem üzerinden atılan her mail de gövde ve karşılama metni otomatik tanımlanır. Resimler ve yazılar aslında html formdadır. Bir teklif hazırlandığında bu modül devrede ise sistem teklifin hazırlandığı firmanın yetkilisine otomatik olarak mail atar. Mail oluşumunda Şablon Yönetimi devreye girer. Fiyat Teklifinde hangi şablonun kullanılacağı daha önceden tanımlı olduğundan personelin ne yazacağını düşünmesine gerek kalmadan sistem tüm teklif formatını hazırlar ve mail atar. Bu hep aynı yapının kullanılmasını ve görselliği sağlar.

Toplantı Yönetimi

Toplantı Yönetiminde her yer hem zaman planlanır. Katılımcılar bellidir. Konu bellidir. Sistem bu toplantı için gerekli raporları kendisi çeker ve toplantıya ait odaya bu rapor ve mailler ilişkilendirilir. Toplantı için kişiler kendi çalışmalarını da sisteme dahil ederler. Toplantı yönetmeni alınan tüm kararları toplantıya işler. Ses ya da video kaydı yapabilir. Bu toplantı uzaktan video konferans şeklinde de yapılabilir. Moderatör toplantı yönetmenidir. Dosya paylaşımlarını o kişi yönetir.

Olay Yönetimi

Bu bölüm sistemin en küçük yönetim birimidir. Sistemde herhangi bir şey bir olay olarak tanımlanabilir. İrsaliye kesilmesi bir olaydır. Dövizdeki belli oranın üstündeki artış bir olaydır. Sisteme bir günde ilk giriş yapan kişinin giriş saati bir olay ve onun parametresidir. Bu bölümde bir olay gerçekleştiğinde ya da gerçekleşmeden önce sisteme tanıtılmış prosedürler ya da işler devreye girer. Tetikleme üzerine çalışan bu yapıda olaylar birbirilerine bağlanır. Döviz artışından kaynaklı sistemde fatura kesme işlemi yetkisi kapatılacak diye bir olay tanımlar isek , döviz artışı olduğunda sistem fatura kesmeyi kapatacak ve bunun için bir iş atayacak. Sistem ancak o işin sahibi tarafından yapılması ve kapatılması durumunda eski haline geri dönebilecek.

İş Atamaları ve İş Yönetimi

İş Atama ve İş Yönetimi “herkese bir asistan” cümlesinden yola çıkılarak oluşturulmuştur. Asıl amacı sistemde herhangi bir olay olduğunda otomatik olarak işlerin atanmasıdır. Amaç kullanılan ERP ya da bir programın herhangi bir anında araya girebilmek, olay olmadan ya da olduktan sonra bazı prosedürlerin yerine getirilmesini, kontrol edilmesini sağlayan bir şirket işletim sistemi kurmaktır.
İş atamaları ya diğer programlar ile iletişim sağlayan WEB Servisler (Integration Layer) ile ya da kendi sistemimizdeki İş atama programları ile olur.
Hatırlatma Servisleri, Kontrol Zamanları gibi fonksiyonları ile işler unutturulmaz ve sürelerinde yetiştirilip yetiştirilemeyeceğinden endişe edilmez. Bu bölüm “Herkese bir asistan” cümlesinin ana ögesidir.
İş atamalarında ağaç yapısı kullanılır. Bir işin altında bir iş açılabilir. Bu iş yukarıdaki işe bütçesiyle ve yöneticisiyle bağlıdır. Her işin bütçesi alttaki işler tarafından paylaşılır. Her işin sadece bir yöneticisi vardır. İşin katılımcıları belirlenir. İşi izleyebilecek kişiler tanımlanır. Sistemde Proje kartları açılır. Her iş mutlaka bir projeye bağlanır. Projeler ve İşler Genel Yapıda Masraf Merkezleri olarak kullanılır. Her iş bazında hesap dağılımları, işlerin konularına göre dağılımları ya da genel kategorilerine göre dağılımları dashboard üzerinde gösterilir. Dashboardlar dinamik tanımlanabilir.
Amaç sadece kullanıcıların birbirine iş ataması değil yaşayan bir sistem kurmaktır. Bu durum şu örnekle açıklanabilir. Sistemde dövizler arası parite xx değerine geldiğinde sistemde olay yönetimi devreye girer. Çünkü bu sistemde bir olay tanımlanmış ve bu olay karşısında otomatik bir iş oluşmuştur. Oluşan iş “Fiyat kontrollerini yapın” işidir. O anda sistemde olay gereği fatura kesimi ya da sipariş oluşumu durdurulmuştur. Bu sistemin tekrar açılması için o işin atıldığı kişinin işi kendi kullanıcısıyla kontrollü olarak kapaması gerekmektedir. Ancak bu durumda sistem normal haline geri döner. Böyle bir durumda hem olay kontrol altındadır hem de sorumlusu bellidir. Ortalıkta sahibi olmayan işler yüzünden zarar gören bir şirket yoktur. Bu ve bunun gibi olaylar ile kurgulanan sistem bir vakit sonra şirketin gerçek yöneticisi olacaktır. Bu yapısı ile genel iş takip sistemlerinden ayrılan bu sistem güçlü Integration Layer alt yapısı ile de desteklenmektedir.
Ana kavramlardan biri de sistemin girilen datalar ile yönetilebilir hale getirilmesidir. Bu iş yönetiminde konu sadece bir kişinin diğerine iş ataması , diğerinin bu işi kabul etmesi değildir. İşlem bazında bakılırsa konu böyle özetlenebilir ancak altında geniş bir ağ görebilirsiniz. Ölçülen şeyler gelişir düşüncesiyle sistemin içerdiği tüm dataların kıyaslanabilir olmasına dikkat edilmiştir. Bu ölçümler bir sonuç kabul edilip işleyen günlük hayata parametre olarak aktarılabilmektedir. Bu parametreler gerektiğinde otomatik iş atar ya da bir işin xyz seçimi ile sonuçlanmasına engel olur.
Bu sistemde kişi tek başına çalışamaz. Bir işin yapılmasında takıma ihtiyacı vardır. Bu takımın iyi işlemesi için iyi iletişim ve anlaşma şarttır. Sistem, personeli bu iletişime zorlar. Günün sonunda başkalarına ihtiyacı olduğunu bilen, işleri istese de unutmayan ve bu güvenle şirketi için çalışan personeller tarafından yürütülen bir sistem kurulur.

Kazanımlar

• Unutulmayan İşler
• Onay Yönetimi
• Olay Yönetimi
• Herkese bir asistan
• Kurumsallaşma
• Toplantı Yönetimi
• Şirket içi güçlendirilmiş iletişim, iş takibi ve takım çalışması.
• Rapor çeken ya da hazırlayan personel değil , raporları yorumlayan ve hareket planı oluşturan personel
• ERP ile bütünleşik Yönetim Sistemi

ERP Bağlantısı

ERP de çalışan her programın Şİrket Yönetim Sistemi ile bağlantısı var. Sistemdeki her kayıt, "Create", "Update", "Delete" anlarında direkt olarak Şirket Yönetim Sistemine Olay Yönetimi ile bağlıdır. Bu durumda yeni bir kayıt yapıldığında sistemde istenilen olay dinamik olarak tetiklenir. Bu olay prosedür ve iş bağlantılarıyla anında bir işe dönüşebilir. ,

1. Sistemde bir olay gerçekleştiğinde otomatik harekete geçen prosedürler
2. Her aşamada devreye alınabilen Onay Yönetimi
3. Database de değişen bir verinin değişimine göre tetiklenebilen işler
4. ERP bağlantılı Raporlama Yönetimi
5. Zamanlanmış Görevler ile şirket yönetimi.